Registro de actividades del comité de logística: Grupo 2

Miembros del comité

Coordinador

• José Luis Maya Quirós

Miembros del comité

• Daniel Moreno Márquez
• Sara Chávez García
• Aurora Gómez Medina
• Eduardo Ger Rodríguez
• Miguel Rodríguez Caballero
• Guillermo Alcalá Gamero
• Gonzalo Delgado Chaves
• Gonzalo Trabado García
• Pablo Romero Vázquez
• Santiago Fraga Martín-Arroyo
• Jorge Ramos Rivas

Registro de actividades

Asistencia a clase sobre jornadas del 7/10/2016

Se realizan las siguientes actividades:

• Se forma el grupo y los miembros se presentan.
  
• Se formaliza la composición del grupo mediante un documento en el que constan los nombres, correo electrónico y teléfono de todos los participantes.
  
• Se elige al coordinador del comité, José Luis Maya Quirós.
  
• Se establece un canal de comunicación telemática: grupo de Whatsapp.
  
• Se decide realizar una reunión semanal para la comunicación activa entre los miembros del grupo y debatir sobre los pasos a seguir, para ello se realiza una encuesta en Doodle para establecer las fechas periódicas de las reuniones, quedando establecidas los martes de cada semana en el horario de 17:20 – 18:20 (pudiendo variar en función de las necesidades)
  
• Se decide crear un proyecto en la plataforma ProjETSII para el registro de las tareas que realiza cada miembro del grupo, quedando registrado el día, las horas trabajadas y la tarea realizada.
  

Reunión del 11/10/2016

Se realizan las siguientes actividades:

• Se habla del procedimiento a seguir para reservar salas.
  
• Se habla del procedimiento para solicitar cámaras en la facultad de comunicación, quedando algunas dudas por resolver, de manera que se acuerda acudir en persona para obtener esta información.
  
• Se habla del tema de la comida en las jornadas, pero no se puede realizar nada hasta saber si el comité de publicidad conseguirá un catering que solvente este asunto.
  
• Se habla del tema de las tarjetas identificativas. Se pretende empezar a investigar la forma más rentable de obtener estas tarjetas, pero el coordinador explica que, desde presidencia, se ha hablado que deben ser tarjetas con cordones con imagen corporativa de la universidad, por lo tanto, este asunto queda aplazado hasta tener más información.
  
• Se habla con el coordinador, para que este se comunique con otras personas, para obtener información acerca del número de personas que acudieron a las jornadas el año pasado y tener una estimación del tamaño de las salas para este año.
  

Reunión del 18/10/2016

Se abordan cuatro temáticas.
Gestión de grupo

• Se discute la utilización del projETSII, ya que no se está llevando de manera adecuada. Se recuerda que la estructura está organizada en tareas padres, y subtareas. Cada persona es responsable de crearla, imputarle tiempos y cerrarla. Se explica también que cada tarea debe estar asignada a una única persona.
  
• Se pide también que se justifique de manera más precisa las tareas realizadas, ya que, por el título de la tarea y las horas imputadas, se podía pensar que eran demasiadas horas para esa tarea.
  
• Se decide crear una hoja en google drive para que el coordinador proponga tareas y el grupo las solicite, ya que actualmente se comunica por el grupo de Whatsapp, y no siendo la mejor manera, ya que no queda registrado de alguna forma clara.
  
• El coordinador informa al grupo, que hay personas que no han participado más allá de las reuniones y la asistencia a clase, para incitarlas a participar más, pero sin obligar a nadie.
  

Reunión con presidencia
El coordinador informa de todos los puntos que trataron en la reunión con presidencia

• Se habla de la posibilidad de montar unos stands. Pero para ello, hay que pedir información para ver si esta posibilidad se puede llevar a cabo, y en caso de que sí se pudiera, informarse si hay que realizar algún procedimiento o pedir algún permiso.
  
• Se habla de la posibilidad de hacer una yincana, y que de momento parece poco factible porque personas ajenas a la universidad podrían necesitar un responsable a su cargo. Por eso es necesario informarse, aunque es tarea del grupo de mañana.
  
• Se comunica al grupo la propuesta de dar un euro por persona para la financiación de las jornadas. Todos los miembros están de acuerdo.
  
• Se habla de las tarjetas identificativas. Desde presidencia quieren identificaciones con cordones, pero no es factible hacerlas para todo el mundo. Así que la forma más factible de hacerlo es: tarjetas con cordones solo para coordinadores, presidentes y ponentes y para el resto, identificación normal o pulseras. En este punto se propone que el comité de logística también lleve tarjetas, ya que, si son los encargados de dar agua a los ponentes o solucionar algún problema en el aula, da muy mala imagen que sea alguien sin identificar. Se comunica que informarse del precio de las pulseras, es tarea del grupo de mañana.
  
• Se habla del cátering: se propone decirle al comité de finanzas que estudien la posibilidad de hacer el cátering en la cafetería.
  

Gestión con otros comités
El coordinador informa al grupo de los contactos que ha tenido con otros comités

• El viernes se habló con el coordinador del comité de programa, para saber qué iban a necesitar. Sin embargo, este comité no había empezado a moverse. En este punto, se propone no reservar ninguna sala hasta el día 25 para esperar al comité de programa. Después de ese día, se quiere hablar con presidencia para reservar las salas que desde conserjería nos han comunicado que son las más grandes, para no caer en el error del año pasado, de reservar las salas con una semana de antelación y tener problemas.
  
• Se habló con la coordinadora del comité de publicidad, y se decidió una estrategia a seguir. El comité de publicidad iba a hablar con varios institutos invitándoles a venir a las jornadas, pero sin dar confirmarles que es seguro. El comité de logística, reservará las salas que desde programa se hayan requerido o las que el comité de logística y presidencia crean convenientes. Después de esto, con una estimación de las personas que van a venir a las jornadas, se estudia si hay aforo para todas ellas y se les da confirmación, o hay que rechazar a algunos institutos. La propuesta es aceptada por el grupo.
  
• Se decide hablar con publicidad para ver si quieren grabar las jornadas para retransmitirlas en directo o a posteriori, o esta opción no les convine. Se quiere saber ya, dado que se ha estado pidiendo información sobre conseguir las cámaras y existen problemas.
  
• Reunión con el coordinador de logística del grupo de mañana: ellos se han estado informando de la yincana, y se tienen que poner en contacto con el subdirector. Nos piden que, si tenemos alguna consulta que realizar, se la traslademos para comunicarnos de la manera más directa y concisa con él. También se comunica al grupo, que existen algunos problemas para coordinarse con el coordinador del grupo de mañana.
  

Retrospectiva
Se habla de lo que ha sucedido en la semana

• No hay posibilidad de reservar el salón de grados y el de actos.
  
• Hay posibilidad de reservar las salas A1.16 y A2.16, que son bastante grandes. Para reservar estas salas, está todo hablado, solo es necesario la orden desde presidencia. Sin embargo, no se ha preguntado por salas para los talleres.
  
• Los precios para realizar las acreditaciones son los siguientes: 50 tarjetas con un clip, 17€, plastificar 180 tarjetas, 24€, e imprimirlas, 5€.
  
• Un miembro del grupo propone un ponente, y da el contacto al coordinador, para que este lo transmita al comité de programa.
  
• Para el tema de las cámaras, se ha ido a la Facultad de Comunicación y se ha hablado con José Luis Fdez. de Pablo que es el responsable de Medios Audiovisuales. Él ha comentado que tienen escasez de medios incluso para los propios alumnos del Centro por lo que si hiciéramos la solicitud de medios audiovisuales al Decanato de la Facultad de Comunicación nos la denegarían. Nos ha dicho que cabe la posibilidad de ir a hablar con el responsable del SAV (Secretariado de Recursos Audiovisuales y Nuevas Tecnologías), y hacer allí la solicitud para la reserva de cámaras, ya que ellos cuentan con sus propios medios y prestan servicio al alumnado, entre otros. En el SAV nos ha dicho Pablo Nieves, Responsable de Área, que esos recursos hace tres años que no los tienen disponibles, que están escasos de financiación y nos ha dicho que podemos hablar con Nicolás Rufo, que trabaja en la ETSII, para ver si ellos desde nuestra escuela pueden facilitarnos algo. Nicolás Rufo nos ha estado diciendo que los medios que tienen ellos desde la Escuela son muy limitados, y que lo único que podrían proporcionarnos es una cámara. Pero que esa cámara tiene que solicitarla el profesor como si fuera un medio para impartir la docencia. Entonces, hemos pensado en exponerle todo esto al profesor de EGC, a David Benavides, y preguntarle que si a él no le importa solicitar esa cámara a disposición del profesorado de la que nos ha hablado Nicolás Rufo y facilitárnosla.
  
• Hay que hablar con publicidad para ver si van a necesitar las cámaras, si las quieren grabar o no.
  
• Ideas para la próxima semana:
  
  • Coordinarnos con publicidad, para que ellos realicen panfletos y nosotros los repartamos. De igual forma, que ellos diseñen las acreditaciones y nosotros las hagamos.
    
  • Transmitir a finanzas la posibilidad de encontrar una empresa que provea acreditaciones gratis, publicitándose ellos en las acreditaciones.
    
  • Los refrescos hay que almacenarlos en algún sitio. Hay que informarse sobre este tema.
    
  • Informarse sobre materiales que puedan hacer falta en las jornadas.
    

Reunión del 25/10/2016

1.-PUNTOS TRATADOS

• Presidencia ve bien que Logística vaya adecuadamente identificada, ya que, en principio son participantes activos durante la realización de las Jornadas.
• David Benavides ha indicado que todos los participantes deben llevar acreditaciones, o sea que debe haber para todos los alumnos.
• El G1-Logística ha conseguido que la Asociación SUGUS les facilite más de 150 cordones para llevar acreditaciones a cambio de publicitarles. Dicho grupo se encargará de ello.
• Nuestro equipo debe encargarse de las acreditaciones, aunque está pendiente saber si del diseño nos encargamos nosotros o nos lo facilitará Publicidad.
• Publicidad quiere que se graben las jornadas y pidieron a David Benavides que la pidiera al centro, ya que es la única forma viable que se nos comunicó por parte del mismo, pero David Benavides ha rehusado el implicarse en dichas actividades, ya que en teoría son totalmente tarea del alumnado.
• En la reunión con Presidencia, se ha hablado de que se pida la cámara a los integrantes del grupo por si alguno puede aportarla. A priori nadie parece tener una buena cámara que sirviera para ello, por lo que seguiremos informándonos e investigando cómo conseguir una.
• Se ha informado que el comité de Finanzas piensa recaudar mediante un sorteo de papeletas. Se estima recaudar entre 200€ y 300€ mediante dicho medio.
• José Luís (Coordinador) se puso en contacto con el comité de Programa, pero Presidencia especifica que por ahora no se reserven salas, ya que David Benavides ha tenido problemas con el personal de Conserjería debido a solicitudes de salas. En definitiva, y hasta nuevo aviso por parte de la organización, por ahora no se reservan salas hasta que se nos indique.
• Sin embargo si se pueden ir reservando las aulas de ordenadores. El coordinador de Programa ha dicho que vayamos pidiendo aula para el taller de Unity. Hay que informarse si se pueden reservar salas con PCs, y cómo gestionar la instalación de Unity. Se propone conseguir información para reservar la sala de la 4ª planta. Aun no se tiene fecha para ello.
• José Luís (Coordinador) ha propuesto a Presidencia que miren a ver si alguna empresa nos proporciona las identificaciones a cambio de publicidad.
• Se ha hablado con Publicidad que el reparto de panfletos es cosa de ellos, pero no se tiene totalmente claro, por lo que el coordinador volverá a contactar con ellos para concretar.
• En cuanto a almacenamiento de provisiones (Agua, bebidas, etc), se podría reservar alguna sala, pero hay que informarse para verificar si hay algún sala específica para ello, o alguna que se pudiera reservar fuera adecuada usando algún recurso adicional, como por ejemplo proveer alguna nevera o similar.
• Sobre el catering, se sigue sin saber si habrá, aún está por confirmar.
• El G1-Logística se encargará de la compra de agua de los ponentes.
• Se ha preguntado a Presidencia si el catering pondrá menaje (platos, cubiertos, etc) y han dicho que nos encarguemos nosotros de ello ya que saldrá más barato. Hay que planificar y listar qué sería lo necesario para las jornadas por si se da el caso de que finalmente no hubiera catering.
• Hay que informarse (sólo informarse) sobre la posibilidad de montar Stands por la Escuela.
• Se habla de realizar entrevistas a los ponentes o incluso a los asistentes. Para ello sería necesario obtener micrófonos, por lo que en un futuro, si esto se confirma habría que buscar algunos, pero por ahora se pospone este hecho hasta obtener dicha confirmación.
• De modo meramente informativo se nos comunica que se baraja la posibilidad de realizar un acto de apertura / presentación, pero todavía está por confirmar.
• José Luís (Coordinador) pide que cuando se acerquen la realización de las Jornadas se realice un listado de personal comprometido a asistir los días de las jornadas para poder planificar lo mejor posible con el personal disponible.
• Se ha hablado de que también se deberá poner al personal de Logística para apuntar las personas que asisten a ponencias y talleres, así como las horas de entrada y salida para verificar las personas y las horas que se imputen por la asistencia a las Jornadas.
• En cuanto a gestión interna, se acuerda que se creará en Projetsii una tarea para cada reunión semanal, bajo la cual cada participante deberá crear y gestionar su propia subtarea de asistencia a dicha reunión. El encargado de crear la tarea de cada reunión semanal será Eduardo Ger.
• Dado que el martes que viene es festivo, se acuerda que la siguiente reunión será el próximo Lunes 31/Octubre/2016 a las 17:30 aprox., ya que dicho día cuenta como “Martes” a efectos lectivos.

2.-ACUERDOS ALCANZADOS

• Santiago Fraga y Pablo Romero se encargarán de informarse sobre la reserva de aulas con ordenadores para la realización de Talleres, así como de informarse acerca de la instalación del software necesario en los equipos para la realización de dichos Talleres.
• Gonzalo Delgado y Gonzalo Trabado se encargarán de informarse sobre la posibilidad del montaje de Stands informativos en la Escuela, así como del procedimiento requerido para llevarlo a cabo.
• Jorge Ramos y Eduardo Ger se encargarán de buscar alguna opción para conseguir una cámara apta para grabar las Jornadas.
• Guillermo Alcalá se encargará de planificar y listar las posibles necesidades de menaje para el catering de las jornadas. Por ahora no se han de mirar precios, hasta que se tengan datos más confirmados sólo se trata de pensar en todo lo que puede ser necesario para tenerlo planificado en caso de tener que proceder de imprevisto.
• Eduardo Ger se encargará de aquí en adelante de la gestión de tareas en Projetsii sobre las reuniones (creando la tarea de cada reunión) y de crear y asignar debidamente las tareas acordadas.
• José Luís Maya se encargará de concretar con el comité de Publicidad las tareas de reparto de panfletos y el diseño de acreditaciones.

3.-TAREAS ASIGNADAS
Se muestra a continuación un resumen de las tareas asignadas y sus encargados. Estas tareas serán asignadas en Projetsii para tener su debido seguimiento de dedicación.

TAREA | ENCARGADO/S
Información sobre salas para Talleres | Santiago Fraga, Pablo Romero
Información sobre Stands | Gonzalo Delgado, Gonzalo Trabado
Búsqueda de cámara de video | Jorge Ramos, Eduardo Ger
Listar necesidades de menaje para el catering | Guillermo Alcalá
Gestión de Projetsii para creación y asignación de Tareas acordadas y Reuniones | Eduardo Ger
Contacto con Publicidad para concretar panfletos y acreditaciones | José Luís Maya