Registro de actividades del comité de logística: Grupo 2

Miembros del comité

Coordinador

• José Luis Maya Quirós

Miembros del comité

• Daniel Moreno Márquez
• Sara Chávez García
• Aurora Gómez Medina
• Eduardo Ger Rodríguez
• Miguel Rodríguez Caballero
• Guillermo Alcalá Gamero
• Gonzalo Delgado Chaves
• Gonzalo Trabado García
• Pablo Romero Vázquez
• Santiago Fraga Martín-Arroyo
• Jorge Ramos Rivas

Registro de actividades

Asistencia a clase sobre jornadas del 7/10/2016

Se realizan las siguientes actividades:

• Se forma el grupo y los miembros se presentan.
  
• Se formaliza la composición del grupo mediante un documento en el que constan los nombres, correo electrónico y teléfono de todos los participantes.
  
• Se elige al coordinador del comité, José Luis Maya Quirós.
  
• Se establece un canal de comunicación telemática: grupo de Whatsapp.
  
• Se decide realizar una reunión semanal para la comunicación activa entre los miembros del grupo y debatir sobre los pasos a seguir, para ello se realiza una encuesta en Doodle para establecer las fechas periódicas de las reuniones, quedando establecidas los martes de cada semana en el horario de 17:20 – 18:20 (pudiendo variar en función de las necesidades)
  
• Se decide crear un proyecto en la plataforma ProjETSII para el registro de las tareas que realiza cada miembro del grupo, quedando registrado el día, las horas trabajadas y la tarea realizada.
  

Reunión del 11/10/2016

Se realizan las siguientes actividades:

• Se habla del procedimiento a seguir para reservar salas.
  
• Se habla del procedimiento para solicitar cámaras en la facultad de comunicación, quedando algunas dudas por resolver, de manera que se acuerda acudir en persona para obtener esta información.
  
• Se habla del tema de la comida en las jornadas, pero no se puede realizar nada hasta saber si el comité de publicidad conseguirá un catering que solvente este asunto.
  
• Se habla del tema de las tarjetas identificativas. Se pretende empezar a investigar la forma más rentable de obtener estas tarjetas, pero el coordinador explica que, desde presidencia, se ha hablado que deben ser tarjetas con cordones con imagen corporativa de la universidad, por lo tanto, este asunto queda aplazado hasta tener más información.
  
• Se habla con el coordinador, para que este se comunique con otras personas, para obtener información acerca del número de personas que acudieron a las jornadas el año pasado y tener una estimación del tamaño de las salas para este año.
  

Reunión del 18/10/2016

Se abordan cuatro temáticas.
Gestión de grupo

• Se discute la utilización del projETSII, ya que no se está llevando de manera adecuada. Se recuerda que la estructura está organizada en tareas padres, y subtareas. Cada persona es responsable de crearla, imputarle tiempos y cerrarla. Se explica también que cada tarea debe estar asignada a una única persona.
  
• Se pide también que se justifique de manera más precisa las tareas realizadas, ya que, por el título de la tarea y las horas imputadas, se podía pensar que eran demasiadas horas para esa tarea.
  
• Se decide crear una hoja en google drive para que el coordinador proponga tareas y el grupo las solicite, ya que actualmente se comunica por el grupo de Whatsapp, y no siendo la mejor manera, ya que no queda registrado de alguna forma clara.
  
• El coordinador informa al grupo, que hay personas que no han participado más allá de las reuniones y la asistencia a clase, para incitarlas a participar más, pero sin obligar a nadie.
  

Reunión con presidencia
El coordinador informa de todos los puntos que trataron en la reunión con presidencia

• Se habla de la posibilidad de montar unos stands. Pero para ello, hay que pedir información para ver si esta posibilidad se puede llevar a cabo, y en caso de que sí se pudiera, informarse si hay que realizar algún procedimiento o pedir algún permiso.
  
• Se habla de la posibilidad de hacer una yincana, y que de momento parece poco factible porque personas ajenas a la universidad podrían necesitar un responsable a su cargo. Por eso es necesario informarse, aunque es tarea del grupo de mañana.
  
• Se comunica al grupo la propuesta de dar un euro por persona para la financiación de las jornadas. Todos los miembros están de acuerdo.
  
• Se habla de las tarjetas identificativas. Desde presidencia quieren identificaciones con cordones, pero no es factible hacerlas para todo el mundo. Así que la forma más factible de hacerlo es: tarjetas con cordones solo para coordinadores, presidentes y ponentes y para el resto, identificación normal o pulseras. En este punto se propone que el comité de logística también lleve tarjetas, ya que, si son los encargados de dar agua a los ponentes o solucionar algún problema en el aula, da muy mala imagen que sea alguien sin identificar. Se comunica que informarse del precio de las pulseras, es tarea del grupo de mañana.
  
• Se habla del cátering: se propone decirle al comité de finanzas que estudien la posibilidad de hacer el cátering en la cafetería.
  

Gestión con otros comités
El coordinador informa al grupo de los contactos que ha tenido con otros comités

• El viernes se habló con el coordinador del comité de programa, para saber qué iban a necesitar. Sin embargo, este comité no había empezado a moverse. En este punto, se propone no reservar ninguna sala hasta el día 25 para esperar al comité de programa. Después de ese día, se quiere hablar con presidencia para reservar las salas que desde conserjería nos han comunicado que son las más grandes, para no caer en el error del año pasado, de reservar las salas con una semana de antelación y tener problemas.
  
• Se habló con la coordinadora del comité de publicidad, y se decidió una estrategia a seguir. El comité de publicidad iba a hablar con varios institutos invitándoles a venir a las jornadas, pero sin dar confirmarles que es seguro. El comité de logística, reservará las salas que desde programa se hayan requerido o las que el comité de logística y presidencia crean convenientes. Después de esto, con una estimación de las personas que van a venir a las jornadas, se estudia si hay aforo para todas ellas y se les da confirmación, o hay que rechazar a algunos institutos. La propuesta es aceptada por el grupo.
  
• Se decide hablar con publicidad para ver si quieren grabar las jornadas para retransmitirlas en directo o a posteriori, o esta opción no les convine. Se quiere saber ya, dado que se ha estado pidiendo información sobre conseguir las cámaras y existen problemas.
  
• Reunión con el coordinador de logística del grupo de mañana: ellos se han estado informando de la yincana, y se tienen que poner en contacto con el subdirector. Nos piden que, si tenemos alguna consulta que realizar, se la traslademos para comunicarnos de la manera más directa y concisa con él. También se comunica al grupo, que existen algunos problemas para coordinarse con el coordinador del grupo de mañana.
  

Retrospectiva
Se habla de lo que ha sucedido en la semana

• No hay posibilidad de reservar el salón de grados y el de actos.
  
• Hay posibilidad de reservar las salas A1.16 y A2.16, que son bastante grandes. Para reservar estas salas, está todo hablado, solo es necesario la orden desde presidencia. Sin embargo, no se ha preguntado por salas para los talleres.
  
• Los precios para realizar las acreditaciones son los siguientes: 50 tarjetas con un clip, 17€, plastificar 180 tarjetas, 24€, e imprimirlas, 5€.
  
• Un miembro del grupo propone un ponente, y da el contacto al coordinador, para que este lo transmita al comité de programa.
  
• Se pidió información para reservar cámaras. La primera opción fue en la facultad de audiovisuales. El problema es que, si no se es alumno de la facultad, había un proceso para pedirlas, y al final la petición llegaba a una persona encargada de denegarla o aceptarla. Se habló con esa persona, y nos comunicó que, en estos momentos, denegaban todas las peticiones externas porque se necesitaban las cámaras para los alumnos de la facultad.
  
• Hay que hablar con publicidad para ver si van a necesitar las cámaras, si las quieren grabar o no. ¿En audiovisuales, que paso? Que para 3000 alumnos tenían 12 cámaras y no podía dejar las cámaras. Al no ser alumnos, tenían que hablar con otra persona, había un proceso para solicitarla los alumnos externos. Esa solicitud le llegaba a esa persona, y la tenía que denegar por ese motivo. Una posibilidad es reservar la única cámara que tienen en la ETSII, pero sólo la pueden reservar los profesores.
  
• Ideas para la próxima semana:
  
  • Coordinarnos con publicidad, para que ellos realicen panfletos y nosotros los repartamos. De igual forma, que ellos diseñen las acreditaciones y nosotros las hagamos.
    
  • Transmitir a finanzas la posibilidad de encontrar una empresa que provea acreditaciones gratis, publicitándose ellos en las acreditaciones.
    
  • Los refrescos hay que almacenarlos en algún sitio. Hay que informarse sobre este tema.
    
  • Informarse sobre materiales que puedan hacer falta en las jornadas.