En esta web encontraremos algunas tareas necesarias para la ejecución de las jornadas y su estimación de tiempos:
Comité de sostenibilidad
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Crear el reglamento de sostenibilidad de las jornadas
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| Nombre
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Proceso de información sobre sostenibilidad de la universidad, adaptarlo al evento y asegurarse que se cumple durante las jornadas.
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| Descripción
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- Busqueda de normativa y lectura de la misma: 4 horas
- Redacción del protocolo: 4 horas
- Verificación de cumplimiento: 2 horas
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| Estimación
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Total: 10 horas
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Comité de igualdad
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Crear el reglamento de igualdad de las jornadas
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| Nombre
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Proceso de información sobre igualdad de la universidad, adaptarlo al evento y asegurarse que se cumple durante las jornadas.
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| Descripción
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- Busqueda de normativa y lectura de la misma: 10 horas
- Redacción del protocolo: 5 horas
- Verificación de cumplimiento: 2 horas
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| Estimación
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Total: 17-20 horas
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Comité de finanzas
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Buscar patrocinadores
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| Nombre
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Proceso de identificación y acercamiento a posibles patrocinadores para el evento.
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| Descripción
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- Investigación de posibles patrocinadores: 5 horas
- Preparación de propuestas de patrocinio: 2 horas
- Establecimiento de comunicación inicial: 10 minutos
- Negociación y confirmación de patrocinio: 30 minutos
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| Estimación
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Total: Variable
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Comité de programa
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Preparar el programa contactando diferentes empresas e investigadores
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| Nombre
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Proceso de organización y coordinación con empresas e investigadores para el programa del evento.
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| Descripción
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- Identificación de empresas e investigadores relevantes: 10 horas
- Establecimiento de comunicación inicial: 10 minutos por ponente
- Negociación y confirmación de participación: 30 miuntos por ponente confirmado
- Consolidación del programa y horarios: 10 horas
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| Estimación
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Total: Variable dependiendo del programa realizado.
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Comité de logística
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Revisar y contar el material existente de años anteriores
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| Nombre
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Proceso de revisión y conteo de materiales previamente acumulados.
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| Descripción
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- Identificación de materiales: 1 horas
- Revisión de calidad/condición: 0.5 horas
- Categorización, conteo, registro y documentación: ０.５ horas
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| Estimación
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Total: ２ horas
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Identificar las aulas requeridas y hablar con el profesor para verificar su disponibilidad
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| Nombre
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Proceso de identificación de aulas y coordinación con el profesor para su disponibilidad.
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| Descripción
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Esta tarea se debería realizar 2 semanas antes de comenzar las jornadas.
Dependencia fuerte con programa
* Identificación de aulas necesarias: ２ horas
* Coordinación inicial con el profesor: 0,30 horas
* Reserva o ajustes según disponibilidad: 1 hora junto con el profesor
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| Estimación
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Total: 3,5 horas
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Verificar si las aulas están preparadas para la presentación. Probar los sistemas con antelación
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| Nombre
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Proceso de comprobación y prueba de aulas y sistemas para la presentación.
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| Descripción
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- Prueba de sistemas audiovisuales.
- Prueba de conectividad y otros sistemas técnicos.
- Coordinación con personal de soporte o mantenimiento.
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| Estimación
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Total: 1 hora por aula si necesitamos streaming.
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Revisar la asistencia a los eventos
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| Nombre
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Proceso de revisión y confirmación de asistencia a los eventos programados.
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| Descripción
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- Preparación del sistema de eventbrite en evidentia y crear los distintos eventos: 5 horas
- Redactar mensaje a alumnos informandoles del proceso para que el profesor lo envie por ev: 20 minutos
- Recopilación de listas o registros de asistencia: 0.5 horas
- Verificación de asistencias vs. inscripciones: 0.5 horas por charla
- Comunicación con participantes para confirmar asistencia: 5 minutos
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| Estimación
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Total: 6.25 horas
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Comité de comunicación
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Preparar el sitio web para la conferencia
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| Nombre
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Este proceso implica diseñar el layout del sitio web, subir contenido y asegurar su funcionalidad.
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| Descripción
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- Diseño y estructura: 8 horas
- Creación de contenido: 5-20 horas(depende del tipo de contenido)
- Prueba de funcionalidad: 5 horas
- Retroalimentación e iteración: 2 horas
- Prueba final: 2 horas
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| Estimación
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Total: 22-37 horas
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Recuperar todas las contraseñas y enlaces de cuentas sociales
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| Nombre
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Proceso para recuperar y consolidar todas las contraseñas y enlaces de cuentas sociales.
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| Descripción
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- Identificación de cuentas: 0.5 horas
- Proceso de recuperación de contraseñas: 2 horas
- Compilación de enlaces de cuentas sociales: 0.25 horas
- Verificación y prueba de accesos: 0.5 horas
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| Estimación
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Total: 3.25 horas
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Escribir una publicación en una red social
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| Nombre
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Proceso de creación y publicación de un post(corto) en una red social.
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| Descripción
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- Investigación del tema: 10 minutos
- Redacción de la publicación: 5 minutos
- Selección/creación de imágenes o multimedia: 30 minutos si se crea contenido multimedia especifico
- Publicación y seguimiento inicial: 1 minuto
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| Estimación
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Total: 45 minutos en un post complejo 10 minutos un post rápido
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